A assembleia, também chamada de reunião de condomínio, é considerada importante para quem busca uma gestão de resultados. Quando bem dirigida, pode ser um momento ideal para tomar decisões de maneira democrática. Porém, por debater temas de interesse do condomínio com pessoas que possuem ideias diferentes, quem a administra pode enfrentar desafios. Pensando nisso, a Constroen reuniu “dicas” que devem contribuir para o andamento da assembleia, tornando-a, assim, mais atrativa.

Antes de convocar os moradores, planeje e discuta com o Conselho Fiscal e administradora sobre o conteúdo da reunião. Resolvido isso, prepare-se para a convocação - etapa que necessita de empenho, pois a participação efetiva dos moradores é fundamental. Para isso, informe, com antecedência, o dia, horário, local e os temas (que devem ser poucos). Fixe o edital de convocação em murais, portarias, locais mais acessíveis do prédio ou utilize e-mail e rede social, se o condômino permitir.

No dia da assembleia, tenha em mãos a Convenção e o Regimento Interno, caso precise consultá-los. Imprima a pauta e esteja munido de informações a respeito dos assuntos. Dessa forma, você terá mais propriedade para explicá-los e esclarecer possíveis dúvidas.

Preocupe-se também com o ambiente. Torne-o aconchegante para que as pessoas se sintam acolhidas. Um pouco antes, coloque uma música suave ou DVD com um conteúdo leve. Providencie um café, chá e biscoitos, por exemplo. Esses cuidados podem deixar o local mais adequado para a conversa e entendimento dos participantes.

Inicie no horário marcado. Depois disso, realize a eleição do presidente da mesa. Qualquer condômino pode se candidatar, desde que seja respeitado por todos, imparcial e saiba se colocar no momento certo.
Esclareça ainda no começo que, após a reunião, a equipe atenderá às pessoas que queiram sugerir ideias que não constam na pauta. Essa atitude pode evitar que os moradores que demandam mais atenção desviem do assunto em debate.
Fale com clareza os temas e procure ouvir várias opiniões antes da votação. Também esteja atento ao tempo das discussões. Não se estenda muito. Recomenda-se que a prestação de contas dure entre 20 a 25 minutos; a previsão orçamentária de 10 a 15 minutos; a aprovação de obras de 15 a 20 minutos e a eleição, por aclamação, de cinco minutos e, se houver mais candidatos, calcule três minutos para cada um.
Quando tratar de assuntos, como orçamentos, extratos bancários, despesas, obras, dentre outros, utilize projetor, computador, apresentação de slides ou fotos. Essas atitudes podem dinamizar o encontro.

Perda de foco
É comum o condômino falar de propostas que não estão na pauta. Geralmente, quem preside a assembleia se pergunta: como posso sair dessa situação? Confira algumas frases que podem lhe ajudar nesse momento.

- “Esse assunto será debatido mais tarde”;

- “Me desculpe, mas o tema não é de interesse coletivo”;

- “O item já foi discutido e aprovado”;

- “Senhores, temos mais três minutos para decidir sobre esse assunto, depois passamos para o próximo item da pauta”;

- “Esse tema não está na pauta do dia”;

- “Podemos discutir esse assunto em particular”.

(Com informações do site Secovi/SP www.secovi.com.br e www.sindiconet.com.br)